Datenschutzerklärung
I. Einwilligung zur Datenverarbeitung im Bewerberprozess durch Arineo GmbH
1. Rechtsgrundlage
Indem Sie sich bei der Arineo GmbH registrieren, erteilen Sie dem Unternehmen Ihre Einwilligung Ihre persönlichen Daten über eine konkrete Bewerbung zum Zweck der Stellensuche zu verarbeiten, dies geschieht nach den Vorgaben des § 26 BDSG. Ihre Daten werden auf den Systemen unseres Software-Partners Haufe-umantis AG gespeichert und verarbeitet. Die weiter Verarbeitung, in Form der Anonymisierung erfolgt nach Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
2. Datenschutz und Vertraulichkeit
Datenschutz ist uns ein wichtiges Anliegen. Die Arineo GmbH und der Software-Partner Haufe-umantis AG haben die notwendigen organisatorischen und technischen Maßnahmen unternommen, um die Vertraulichkeit Ihrer Bewerbung sicherzustellen. Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung wie auch unseres Software-Partners sind im Rahmen ihres arbeitsvertraglichen Beschäftigungsverhältnisses zur Verschwiegenheit über persönliche Daten verpflichtet. Dank einer automatisch aktivierten 128bit-Verschlüsselung ist für eine sichere Übertragung Ihrer Daten gesorgt. Bei der Datenverarbeitung werden die allgemeinen Standards zur Datensicherheit gemäß aktuellem Stand der Technik berücksichtigt.
3. Verwendung Ihrer persönlichen Daten
Während des Bewerbungsverfahrens werden neben Anrede, Namen und Vornamen die üblichen Korrespondenzdaten wie Postanschrift, E-Mailadresse und Telefonnummern in der Bewerberdatenbank gespeichert. Zudem werden Bewerbungsunterlagen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Berufs-, Aus- und Weiterbildungsabschlüsse sowie Arbeitszeugnisse erfasst.
Diese Daten werden ausschließlich im Rahmen Ihrer Bewerbung gespeichert, ausgewertet, bearbeitet oder intern weitergeleitet. Sie sind nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Personalabteilung und den für die Auswahl verantwortlichen Personen der Arineo GmbH zugänglich. Ihre Daten werden ausschließlich innerhalb der Unternehmensgruppe der Arineo GmbH weitergegeben und nur zum Zweck der Bewerbung verarbeitet. Die anonymisierten Daten können für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich, da die Daten vorher durch Anonymisierung den Bezug zu einer natürlichen Person verlieren. Bewerbungsunterlagen werden nicht anonymisiert, sondern nach den unten aufgeführten Fristen gelöscht.
4. Betroffenen Rechte
Sie haben jederzeit die Möglichkeit und das Recht sich bei der verantwortlichen Stelle (Arineo GmbH Pauliner Str. 12 37073 Göttingen) zu melden und Auskunft darüber zu verlangen, wie Ihre Daten verarbeitet werden. Zudem haben Sie ein Recht auf
Berichtigung Ihrer Daten und Löschung Ihrer Daten. Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, also nur noch eine Verarbeitung von Teilinformationen zuzulassen. Zudem haben Sie jederzeit das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Arineo GmbH prüft dann, inwieweit der Nichtverarbeitung gesetzliche Weitergabe- und Verarbeitungspflichten entgegenstehen, und informiert Sie entsprechend. Sie haben ein Recht auf Datenportabilität, d.h. dass wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten in maschinenlesbarer Form in einem gängigen von uns bestimmten Format auf Anforderung übergeben.
Zudem haben Sie ein Beschwerderecht bei der für Ihr Land zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, wenn Sie der Meinung sind, dass wir mit Ihren personenbezogenen Daten nicht ordnungsgemäß und im Sinne dieser Erklärung umgehen. Haben Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten gegeben, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Erhalten Sie von uns Werbung zugesendet, so steht Ihnen auch hierfür jederzeit das Widerspruchsrecht zu, keine Werbung mehr von uns zu erhalten.
Für Fragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter datenschutz@arineo.com zur Verfügung.
5. Speicherung und Löschung der Daten
Treten Sie eine Arbeitsstelle bei der Arineo GmbH an, werden Ihre persönlichen Daten, oder allenfalls ein Auszug davon, zu Ihrer Personalakte gelegt.
Wenn Sie sich beworben haben, jedoch einen ablehnenden Bescheid erhalten haben, werden Ihre Angaben spätestens 6 Monate, nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, gespeichert und anschließend anonymisiert (Profil und Bewerbung). Nach 3 Jahren erfolgt auch die Löschung der anonymisierten Daten (Analysedaten/Statistiken). Es erfolgt keine Mitteilung über die Löschung der Daten.
Wenn Sie sich beworben haben, wir Ihnen zu diesem Zeitpunkt jedoch keine passende Stelle anbieten können und Sie bisher keine Einwilligung in die Aufnahme in unseren Talentpool zugestimmt haben, besteht die Option Ihre Bewerbung dennoch dem Talentpool zuzuordnen. Hierzu senden wir Ihnen eine separate Mail zu, mit der Sie dann Ihre Einwilligung zu der weiteren Verarbeitung Ihrer Daten erteilen können. Sollten Sie diese nicht aktiv nutzen, werden Ihre Daten, wie oben beschrieben, gelöscht.
Sollten Sie kein weiteres Interesse an einer Bewerbung oder an der Zuordnung zu unserem Talentpool mehr haben oder nicht mehr interessiert sein, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten (Profil und Bewerbung) selbständig zu löschen.
Mit Zustimmung zur Freigabe ihrer Daten, können diese, zum Zweck weiterer Bewerbungen im Talentpool, 12 Monate gespeichert und anschließend anonymisiert werden. Eine endgültige Löschung der anonymisierten Daten findet nach 3 Jahren statt.
II. Datenschutzerklärung für Microsoft Teams
1. Information über die Erhebung personenbezogener Daten
Wir, die Arineo GmbH, möchten Sie mit dieser Datenschutzerklärung gerne über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams aufklären. Die Nutzung erfolgt, um eine dezentrale und einfache Kommunikation mit Kunden, Partnern und Bewerbern zur Wahrung unserer vertraglichen Verpflichtungen zu gewährleisten.
2. Verantwortlicher
Arineo GmbH
Pauliner Str. 12
33073 Göttingen
3. Zweck der Verarbeitung
Wir erheben und verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Nutzung von Microsoft Teams, einer Kommunikationsplattform mit der Möglichkeit zur Durchführung von Audio- und Videokonferenzen. Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Bestimmungen der Verordnung zum Datenschutzrecht der Europäischen Union und der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung zu anderen Zwecken als den nachfolgend bestimmten, erfolgt nicht.
4. Microsoft Teams
Durch die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams können wir Ihnen eine Möglichkeit der Kommunikation bieten. Wir verwenden Microsoft Teams, um Onlinemeetings und Online- Veranstaltungen durchzuführen. Dabei verwenden wir folgenden Modus bei Microsoft Teams:
Team Meetings:
Während Teams Meetings sind Audio, Bild und Chatfunktionen für alle geöffnet und nutzbar. Außerhalb von Teams Meetings kann die Kontaktaufnahme auch via Chat erfolgen.
5. Welche Daten verarbeiten wir mit Microsoft Teams?
Im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten wir folgende Daten:
6. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Datenverarbeitungen führen wir aufgrund eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und zur Vertragserfüllung sowie zur Vertragsanbahnung, nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO durch. Im Falle des Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO besteht unser berechtigtes Interesse für die Datenverarbeitung aufgrund von:
7. Weitergabe von Daten
(1) Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt durch uns nicht. Der für uns tätig werdende Auftragsverarbeiter ist die Microsoft Ireland Operations Ltd. in Dublin/Irland (Microsoft). Der Speicherstandort Ihrer Daten in der Cloud ist in der Region Europa. Im Auftragsverarbeitungsverhältnis zwischen Arineo und Microsoft ist keine Weitergabe an Dritte oder Drittländer enthalten und vorgesehen. Um dennoch ein angemessenes Schutzniveau zu bieten und auf Grund des in Absatz 2 beschriebenen Umstandes, haben wir mit Microsoft Standardvertragsklauseln abgeschlossen. (Art. 44 bis 49 DSGVO, Informationsseite der EU-Kommission: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection_de)
(2) Microsoft Teams ist ein Bestandteil der Microsoft Office 365 Cloud Anwendung. Zur Nutzung von Microsoft Office 365 ist ggf. ein Nutzerkonto notwendig. Zur Teilnahme an einem Teams Meeting ist kein Teams Konto nötig. Nähere Informationen finden sie hier: Support Microsoft
Microsoft behält sich als Dienstanbieter das Recht vor, Ihre Daten für eigene legitime Geschäftszwecke zu nutzen und zu verarbeiten. In diesem Fall tritt Microsoft als eigener Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung auf und ist sodann allein in der Verpflichtung, die Gesetze des Datenschutzes einzuhalten. Hierbei kann eine Weitergabe der Daten in Drittländer nicht ausgeschlossen werden, was ein Datenschutzrisiko für Betroffene darstellen kann. Näheres hierzu finden Sie unter: Microsoft Teams – Datenschutz - Microsoft Teams | Microsoft Docs
8. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
E-Mail: datenschutz@arineo.com
9. Ihre Rechte
(1) Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
(2) Sie haben zudem das Recht, sich mit einer Beschwerde an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir nicht richtig mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.
I. Einwilligung zur Datenverarbeitung im Bewerberprozess durch Arineo GmbH
1. Rechtsgrundlage
Indem Sie sich bei der Arineo GmbH registrieren, erteilen Sie dem Unternehmen Ihre Einwilligung Ihre persönlichen Daten über eine konkrete Bewerbung zum Zweck der Stellensuche zu verarbeiten, dies geschieht nach den Vorgaben des § 26 BDSG. Ihre Daten werden auf den Systemen unseres Software-Partners Haufe-umantis AG gespeichert und verarbeitet. Die weiter Verarbeitung, in Form der Anonymisierung erfolgt nach Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
2. Datenschutz und Vertraulichkeit
Datenschutz ist uns ein wichtiges Anliegen. Die Arineo GmbH und der Software-Partner Haufe-umantis AG haben die notwendigen organisatorischen und technischen Maßnahmen unternommen, um die Vertraulichkeit Ihrer Bewerbung sicherzustellen. Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung wie auch unseres Software-Partners sind im Rahmen ihres arbeitsvertraglichen Beschäftigungsverhältnisses zur Verschwiegenheit über persönliche Daten verpflichtet. Dank einer automatisch aktivierten 128bit-Verschlüsselung ist für eine sichere Übertragung Ihrer Daten gesorgt. Bei der Datenverarbeitung werden die allgemeinen Standards zur Datensicherheit gemäß aktuellem Stand der Technik berücksichtigt.
3. Verwendung Ihrer persönlichen Daten
Während des Bewerbungsverfahrens werden neben Anrede, Namen und Vornamen die üblichen Korrespondenzdaten wie Postanschrift, E-Mailadresse und Telefonnummern in der Bewerberdatenbank gespeichert. Zudem werden Bewerbungsunterlagen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Berufs-, Aus- und Weiterbildungsabschlüsse sowie Arbeitszeugnisse erfasst.
Diese Daten werden ausschließlich im Rahmen Ihrer Bewerbung gespeichert, ausgewertet, bearbeitet oder intern weitergeleitet. Sie sind nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Personalabteilung und den für die Auswahl verantwortlichen Personen der Arineo GmbH zugänglich. Ihre Daten werden ausschließlich innerhalb der Unternehmensgruppe der Arineo GmbH weitergegeben und nur zum Zweck der Bewerbung verarbeitet. Die anonymisierten Daten können für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich, da die Daten vorher durch Anonymisierung den Bezug zu einer natürlichen Person verlieren. Bewerbungsunterlagen werden nicht anonymisiert, sondern nach den unten aufgeführten Fristen gelöscht.
4. Betroffenen Rechte
Sie haben jederzeit die Möglichkeit und das Recht sich bei der verantwortlichen Stelle (Arineo GmbH Pauliner Str. 12 37073 Göttingen) zu melden und Auskunft darüber zu verlangen, wie Ihre Daten verarbeitet werden. Zudem haben Sie ein Recht auf
Berichtigung Ihrer Daten und Löschung Ihrer Daten. Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, also nur noch eine Verarbeitung von Teilinformationen zuzulassen. Zudem haben Sie jederzeit das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Arineo GmbH prüft dann, inwieweit der Nichtverarbeitung gesetzliche Weitergabe- und Verarbeitungspflichten entgegenstehen, und informiert Sie entsprechend. Sie haben ein Recht auf Datenportabilität, d.h. dass wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten in maschinenlesbarer Form in einem gängigen von uns bestimmten Format auf Anforderung übergeben.
Zudem haben Sie ein Beschwerderecht bei der für Ihr Land zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, wenn Sie der Meinung sind, dass wir mit Ihren personenbezogenen Daten nicht ordnungsgemäß und im Sinne dieser Erklärung umgehen. Haben Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten gegeben, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Erhalten Sie von uns Werbung zugesendet, so steht Ihnen auch hierfür jederzeit das Widerspruchsrecht zu, keine Werbung mehr von uns zu erhalten.
Für Fragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter datenschutz@arineo.com zur Verfügung.
5. Speicherung und Löschung der Daten
Treten Sie eine Arbeitsstelle bei der Arineo GmbH an, werden Ihre persönlichen Daten, oder allenfalls ein Auszug davon, zu Ihrer Personalakte gelegt.
Wenn Sie sich beworben haben, jedoch einen ablehnenden Bescheid erhalten haben, werden Ihre Angaben spätestens 6 Monate, nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, gespeichert und anschließend anonymisiert (Profil und Bewerbung). Nach 3 Jahren erfolgt auch die Löschung der anonymisierten Daten (Analysedaten/Statistiken). Es erfolgt keine Mitteilung über die Löschung der Daten.
Wenn Sie sich beworben haben, wir Ihnen zu diesem Zeitpunkt jedoch keine passende Stelle anbieten können und Sie bisher keine Einwilligung in die Aufnahme in unseren Talentpool zugestimmt haben, besteht die Option Ihre Bewerbung dennoch dem Talentpool zuzuordnen. Hierzu senden wir Ihnen eine separate Mail zu, mit der Sie dann Ihre Einwilligung zu der weiteren Verarbeitung Ihrer Daten erteilen können. Sollten Sie diese nicht aktiv nutzen, werden Ihre Daten, wie oben beschrieben, gelöscht.
Sollten Sie kein weiteres Interesse an einer Bewerbung oder an der Zuordnung zu unserem Talentpool mehr haben oder nicht mehr interessiert sein, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten (Profil und Bewerbung) selbständig zu löschen.
Mit Zustimmung zur Freigabe ihrer Daten, können diese, zum Zweck weiterer Bewerbungen im Talentpool, 12 Monate gespeichert und anschließend anonymisiert werden. Eine endgültige Löschung der anonymisierten Daten findet nach 3 Jahren statt.
II. Datenschutzerklärung für Microsoft Teams
1. Information über die Erhebung personenbezogener Daten
Wir, die Arineo GmbH, möchten Sie mit dieser Datenschutzerklärung gerne über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams aufklären. Die Nutzung erfolgt, um eine dezentrale und einfache Kommunikation mit Kunden, Partnern und Bewerbern zur Wahrung unserer vertraglichen Verpflichtungen zu gewährleisten.
2. Verantwortlicher
Arineo GmbH
Pauliner Str. 12
33073 Göttingen
3. Zweck der Verarbeitung
Wir erheben und verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Nutzung von Microsoft Teams, einer Kommunikationsplattform mit der Möglichkeit zur Durchführung von Audio- und Videokonferenzen. Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Bestimmungen der Verordnung zum Datenschutzrecht der Europäischen Union und der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung zu anderen Zwecken als den nachfolgend bestimmten, erfolgt nicht.
4. Microsoft Teams
Durch die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams können wir Ihnen eine Möglichkeit der Kommunikation bieten. Wir verwenden Microsoft Teams, um Onlinemeetings und Online- Veranstaltungen durchzuführen. Dabei verwenden wir folgenden Modus bei Microsoft Teams:
Team Meetings:
Während Teams Meetings sind Audio, Bild und Chatfunktionen für alle geöffnet und nutzbar. Außerhalb von Teams Meetings kann die Kontaktaufnahme auch via Chat erfolgen.
5. Welche Daten verarbeiten wir mit Microsoft Teams?
Im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten wir folgende Daten:
- Kommunikationsdaten (z.B. Ihre Emailadresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben)
- Personenstammdaten (wenn Sie diese von sich aus angeben)
- Inhalte des Onlinemeetings (wenn Sie personenbezogen in Erscheinung treten mit Beiträgen in Wort und / oder Schrift), darunter auch Ton- und Bilddaten in Video- und Audiokonferenzen
- Authentifizierungsdaten
- Logfiles, Protokolldaten
- Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, usw.)
- Profildaten (z. B. ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben)
- Durch Hochladen geteilte Daten
- Erstellte Kalendereinträge
- In Word, Excel, PowerPoint und OneNote erstellte und bearbeitete Inhalte
6. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Datenverarbeitungen führen wir aufgrund eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und zur Vertragserfüllung sowie zur Vertragsanbahnung, nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO durch. Im Falle des Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO besteht unser berechtigtes Interesse für die Datenverarbeitung aufgrund von:
- Abstimmungen über Verträge
- Terminabsprachen
- Informationsaustausch
7. Weitergabe von Daten
(1) Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt durch uns nicht. Der für uns tätig werdende Auftragsverarbeiter ist die Microsoft Ireland Operations Ltd. in Dublin/Irland (Microsoft). Der Speicherstandort Ihrer Daten in der Cloud ist in der Region Europa. Im Auftragsverarbeitungsverhältnis zwischen Arineo und Microsoft ist keine Weitergabe an Dritte oder Drittländer enthalten und vorgesehen. Um dennoch ein angemessenes Schutzniveau zu bieten und auf Grund des in Absatz 2 beschriebenen Umstandes, haben wir mit Microsoft Standardvertragsklauseln abgeschlossen. (Art. 44 bis 49 DSGVO, Informationsseite der EU-Kommission: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection_de)
(2) Microsoft Teams ist ein Bestandteil der Microsoft Office 365 Cloud Anwendung. Zur Nutzung von Microsoft Office 365 ist ggf. ein Nutzerkonto notwendig. Zur Teilnahme an einem Teams Meeting ist kein Teams Konto nötig. Nähere Informationen finden sie hier: Support Microsoft
Microsoft behält sich als Dienstanbieter das Recht vor, Ihre Daten für eigene legitime Geschäftszwecke zu nutzen und zu verarbeiten. In diesem Fall tritt Microsoft als eigener Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung auf und ist sodann allein in der Verpflichtung, die Gesetze des Datenschutzes einzuhalten. Hierbei kann eine Weitergabe der Daten in Drittländer nicht ausgeschlossen werden, was ein Datenschutzrisiko für Betroffene darstellen kann. Näheres hierzu finden Sie unter: Microsoft Teams – Datenschutz - Microsoft Teams | Microsoft Docs
8. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
E-Mail: datenschutz@arineo.com
9. Ihre Rechte
(1) Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO zu Ihren von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten
- Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO von unrichtigen personenbezogenen Daten
- Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 17 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO
- Recht auf Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 u. 3 DSGVO gegen Direktwerbung. Für einen Widerspruch nutzen Sie folgenden Adresse: datenschutz@arineo.com
- Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
(2) Sie haben zudem das Recht, sich mit einer Beschwerde an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir nicht richtig mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.